Dataskydds-information - vid ansökan om jobb eller praktikplats

Allmänt om personuppgifter

För att du lätt ska kunna hitta de avsnitt som intresserar dig har vi delat upp sidan i ett antal rubriker. Du kan klicka på de olika rubrikerna i listan till höger för att komma direkt till ett visst avsnitt.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är: namn, e-postadress, telefonnummer, yrkeserfarenhet. 

Vad är speciellt med personuppgifter?

Alla personuppgifter är kopplade till en viss person. De flesta av oss vill kunna kontrollera vem vi delar våra personuppgifter med och hur de används. Av den anledningen finns särskilda lagar och regler som styr hur företag och andra aktörer får behandla personuppgifter, så kallat dataskyddslagstiftning. Exempel på sådana lagar och regler är dataskyddsförordningen (2016/679, GDPR) och dataskyddslagen (lag 2018:218 med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning). 

Dataskyddslagstiftningen styr hur företag och andra aktörer får behandla personuppgifter och vilka rättigheter enskilda personer har när deras personuppgifter behandlas.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är i princip varje sak som görs med personuppgifter - det kan till exempel vara att samla in, skapa, analysera eller radera personuppgifter. 

Vad innebär det att vara personuppgiftsansvarig?

En personuppgiftsansvarig är den aktör, till exempel ett företag eller en myndighet som bestämmer för vilket eller vilka ändamål personuppgifter ska behandlas och hur behandlingen ska gå till. Om ett företag bestämmer vilka personuppgifter som ska behandlas för ett visst syfte och hur behandlingen, rent praktiskt, ska utföras är företaget personuppgiftsansvarig. Den som är personuppgiftsansvarig är skyldig att se till att behandlingen av dina personuppgifter sker i enlighet med dataskyddslagstiftning.

Vad innebär det att vara personuppgiftsbiträde? 

I vissa situationer kan den personuppgiftsansvarige anlita ett så kallat personuppgiftsbiträde, som får uppdraget att behandla personuppgifter för personuppgiftsansvariges räkning.Ett personuppgiftsbiträde får bara behandla personuppgifter enligt instruktioner från den personuppgiftsansvariga, och får inte använda dem för eget syfte. 

Kivra är personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som sker i samband med att du söker jobb eller praktik hos oss och/eller deltar i en rekryteringsprocess är:

Kivra AB, org. nr. 556840-2266, (kallas i den här informationen “Kivra”, “vi” eller “oss”)

Klara Norra kyrkogata 33, 111 22 Stockholm, Sverige

E-postadress: dataskydd@kivra.se 

Varför behandlar Kivra dina personuppgifter? 

Kivra behandlar dina personuppgifter för att kunna genomföra en korrekt och effektiv rekryteringsprocess, och vi använder uppgifterna för att kunna utvärdera dina kompetenser. När du ansöker om jobb eller praktik hos Kivra behandlar vi de uppgifter som du själv lämnar i din  ansökan, samt information som du lämnar under rekryteringsprocessen. Om syftet med behandlingen av dina personuppgifter skulle ändras till ett annat syfte får du information om det innan vi börjar behandlingen för ett annat syfte. 

Vilka personuppgifter behandlar Kivra, och varifrån hämtar vi dem?

När du ansöker om arbete eller praktikplats hos Kivra, till exempel genom att kontakta Kivra direkt, ansöka internt, ansöka via Kivras webbplats eller via en tredje part (till exempel LinkedIn), kommer vi att behandla de personuppgifter du har lämnat till oss. 

Sådana uppgifter är vanligtvis ditt namn, personnummer, kontaktuppgifter (adress, e-postadress och telefonnummer), betyg, referenser, intyg och andra uppgifter du lämnar i din ansökan (såsom LinkedIn-profil, yrkeserfarenhet, personligt brev). I de fall du utför tester eller case-övningar kommer vi också att samla in dina resultat. Vi kan också komma att samla in uppgifter från andra personer eller bolag, såsom dina referenspersoner, LinkedIn och andra offentliga källor. 

Vad har Kivra för rättslig grund för behandling av dina personuppgifter? 

När Kivra behandlar dina personuppgifter måste vi stödja oss på en eller flera rättsliga grunder. Vid behandling av dina personuppgifter när du söker jobb eller praktik hos Kivra baserar vi vår behandling på tre rättsliga grunder: 1) på en intresseavvägning  2) samtycke eller 3) rättslig förpliktelser: 

1) Med stöd av intresseavvägning behandlar vi dina personuppgifter för ändamålen att: 

• samla in och granska din ansökan (såsom CV, personligt brev, intyg och studieresultat).

• bedöma hur väl din ansökan matchar utlyst tjänst, och göra överväganden i förhållande till andra kandidaters ansökningar utifrån utbildning, kompetens, meriter och erfarenhet.

• administrera rekryteringsprocessen såsom kallelser till intervju(-er), bokning av möten, att uppdatera dig hur det går i rekryteringen samt lämna ett slutgiltigt besked. 

Vi har bedömt att vi har ett berättigat intresse att behandla dina personuppgifter för att kunna anställa nya kollegor och praktikanter till Kivra, där vårt intresse att ta del av din ansökan och genomföra rekryteringsprocessen för tjänsten eller praktikplatsen du sökt väger tyngre än ditt integritetsintresse.

2) Med stöd av ditt samtycke behandlas dina personuppgifter för ändamålet att: 

• Spara dina kontaktuppgifter för att kunna kontakta dig vid framtida rekryteringar som skulle kunna vara av intresse för dig 

3) Med stöd av Kivras rättsliga förpliktelser kan dina personuppgifter även behandlas för ändamålen att:

• Säkerställa att Kivra iakttar dina rättigheter och de skyldigheter som Kivra har enligt lag och kollektivavtal

• Fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra intressen i enlighet med arbetsrättslig lagstiftning.

• Se till så att bestämmelserna i diskrimineringslagen efterlevs och för att kunna ta tillvara på våra rättigheter vid ett eventuellt anspråk

Du har inga skyldighet att tillhandahålla oss dina personuppgifter. I de fall vi inte kan ta del av uppgifter i en ansökan eller vid en rekryteringsprocess kan vi dock inte uppfylla våra åtaganden mot dig som kandidat och kan därför inte genomföra rekryteringsprocessen.

Hur länge sparar Kivra dina personuppgifter?

Vi sparar dina personuppgifter under den tid det är nödvändigt för de ändamål som specificerats ovan. När de gäller den del av vår behandling av dina personuppgifter som grundar sig på vårt berättigade intresse behandlar vi som huvudregel inte dina personuppgifter efter att rekryteringsprocessen är avslutad. 

Dina personuppgifter tas bort efter att rekryteringsprocessen är slut, såvida inte:

• Vi anser det vara nödvändigt att spara information om ditt rekryteringsärende för att kunna ta tillvara våra rättigheter enligt lag och försvara oss vid eventuellt rättsligt anspråk. I ett sådant läge begränsar vi vår behandling till vad som tillåts enligt tillämplig lagstiftning och raderar personuppgifterna så snart det aktuella ändamålet upphört; eller

• Du samtycker till att  vi får spara dina personuppgifter för eventuella framtida rekryteringar. I sådana fall sparar vi dem så länge du samtycker till det, eller tills vårt ändamål har upphört.

Var behandlas dina personuppgifter?

Kivras behandling av dina personuppgifter sker både inom och utom EU/EES. I de fall Kivra använder en leverantör med etablering i ett land utanför EU/EES vidtar Kivra alla lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES.

Vilka har tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer aldrig att säljas. Dina personuppgifter kommer inte heller att vidareförmedlas eller på annat sätt användas för andra syften än de som vi informerar dig om ovan.

• Endast personer som behöver ha tillgång har det

Endast personer som behöver behandla dina personuppgifter i enlighet med ändamålen som beskrivs ovan har tillgång till dina personuppgifter, såsom rekryterande chef, ansvarig rekryterare eller motsvarande.

I de situationer där Kivra använder sig av personuppgiftsbiträde för driften av rekryteringsprocessen får behandlingen endast ske i enlighet med de ändamål och de instruktioner som Kivra har lämnat för behandlingen. 

• Kivras leverantörer och bolag i samma koncern som Kivra

Kivra kan komma att dela dina personuppgifter till - eller behandla dem med hjälp av andra bolag inom samma koncern som Kivra och av Kivra anlitade leverantörer. Sådana aktörer kan antingen vara personuppgiftsbiträden till Kivra, dvs bolag som behandlar dina personuppgifter för Kivras räkning enligt Kivras instruktioner (t.ex. tillhandahållare av IT- och kommunikationstjänster), eller självständigt personuppgiftsansvariga som ansvarar självständigt för sin behandling av dina personuppgifter (t.ex. en advokat- eller revisionsbyrå som Kivra anlitar och som i samband med utförandet av sitt uppdrag får tillgång till dina personuppgifter och behandlar dem enligt sina rutiner för ärendehantering och de dokumentationskrav som gäller för verksamheten). Kivra ansvarar för att all sådan eventuell delning av dina personuppgifter till sådan tredje part för behandling sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

• Myndigheter 

Kivra kan komma att lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller om du har godkänt att vi gör det.

Vilka rättigheter har du?

Under nedan rubrikerna kan du läsa om dina rättigheter när Kivra behandlar dina personuppgifter.  

• Rätt till information

Varje gång Kivra samlar in personuppgifter om dig har du rätt till specifik information om hur vi kommer att behandla dina personuppgifter. Du har också rätt att få specifik information om vi planerar att behandla dina personuppgifter för något annat syfte än det för vilka uppgifterna först samlades in. 

Vi tillhandahåller dig den information du har rätt till och annan information som vi tror är viktig för dig genom den här dataskyddsinformationen. Vi tillhandahåller även dig information om hur vi behandlar dina personuppgifter genom att svara på eventuella frågor du ställer till oss. 

Du kan läsa mer om vilken information du har rätt att få från oss, vilka krav som finns på hur informationen ska tillhandahållas med mera på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

• Rätt att få tillgång till dina personuppgifter 

Du har rätt att få bekräftelse på om Kivra behandlar personuppgifter om dig, och i sådana fall få tillgång till personuppgifterna vi behandlar, tillsammans med viss information om behandlingen. 

Du får tillgång till dina personuppgifter genom att vi ger dig en kopia av de personuppgifter vi behandlar, ett så kallat registerutdrag. Det är kostnadsfritt för dig att få en kopia av ditt registerutdrag. För eventuella ytterligare kopior som du begär kan Kivra ta ut en rimlig avgift som täcker administrativa kostnader. 

Som huvudregel skickar vi dig ditt registerutdrag i Kivras tjänst, om du är Kivra-användare. Det finns även möjlighet att skicka registerutdrag krypterat via e-post eller till din folkbokföringsadress.

Du kan läsa mer om vilken information du har rätt att få från oss i samband med att du begär att få ett registerutdrag, vilka krav som finns på hur informationen ska tillhandahållas med mera på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

• Rätt till rättelse 

Du har rätt att begära att vi rättar felaktig information om dig och att vi kompletterar ofullständig information om dig. 

Du kan läsa mer om rätten till rättelse, exempel på när den aktualiseras och hur du kan utöva den på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida. 

• Rätt att få dina personuppgifter raderade

Under vissa omständigheter har du rätt att få de personuppgifter som Kivra behandlar om dig raderade. Så är till exempel fallet om det inte längre är nödvändigt för Kivra att behandla uppgifterna för det syfte för vilka uppgifterna blev insamlade, om du tar tillbaka ditt samtycke, om du har invänt mot behandlingen och det saknas berättigade, tyngre vägande skäl för behandlingen.

Din rätt att få dina personuppgifter raderade är inte absolut, utan gäller då förutsättningarna för radering är uppfyllda. Exempel på situationer då de förutsättningarna inte är uppfyllda, och då vi alltså inte efterkommer din begäran, är om uppgifterna fortfarande är nödvändiga att behandla för det lagliga syfte för vilket de blev insamlade, eller om Kivra har en skyldighet att behålla uppgifterna enligt annan lag.  

Du kan läsa mer om under vilka omständigheter du har rätt att få dina personuppgifter raderade, i vilka fall Kivra har rätt att neka din begäran om radering med mera på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida. 

• Rätt att invända mot behandling

Du har rätt att, av skäl som hänför sig till din specifika situation, när som helst göra invändningar mot behandlingar som Kivra utför med dina personuppgifter mot bakgrund av en s.k. intresseavvägning. 

Om du invänder mot en sådan behandling får Kivra inte längre utföra behandlingen med dina personuppgifter, såvida vi inte kan visa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Du kan läsa mer om din rätt att invända mot personuppgiftsbehandling påIntegritetsskyddsmyndighetenshemsida.

• Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du anser att uppgifter vi har om dig inte är korrekta, att vår behandling strider mot lag (men du motsätter dig att uppgifterna raderas), att vi inte längre behöver uppgifterna för det ändamål de har behandlats (men du behöver de för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk)eller om du har nyttjat din rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter. 

Om behandling av dina personuppgifter har begränsats kommer Kivra, med undantag för lagring, bara behandla uppgifterna med ditt samtycke eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annan fysisk eller juridisk persons rättigheter, eller för skäl som rör ett viktigt allmänintresse. 

Du kan läsa mer om rätten till begränsning av behandling och hitta exempel på när den kan aktualiseras på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

• Rätt att flytta dina personuppgifter till en annan mottagare (“Rätt till dataportabilitet”) 

Du har rätt att få ut vissa personuppgifter om dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, s.k. dataportabilitet. Du har rätt att överföra sådana uppgifter till en annan mottagare. Om det är tekniskt möjligt, vilket avgörs av Kivra, har du också rätt att begära att Kivra överför uppgifterna till den andra mottagaren.

Rätten till dataportabilitet omfattar personuppgifter som rör dig, som du har tillhandahållit Kivra,som Kivra behandlar automatiserat, och som du har samtyckt till att lämna till Kivra eller som du lämnat till Kivra med anledning av ett avtal. 

Du kan läsa mer om rätten till dataportabilitet på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

• Rätt att återkalla samtycke

I de fall vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer vi att sluta med behandlingen. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av den behandlingen som grundades på ditt samtycke, innan det återkallas. 

• Rätt att lämna in ett klagomål

Om du har klagomål på Kivras behandling av personuppgifter kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet för Kivras personuppgiftsbehandling. 

Mer information om hur du lämnar in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten hittar du på myndighetens hemsida. 

Vart vänder du dig om du vill utöva dina rättigheter?

Du kan läsa mer om dina rättigheter, hur du utövar dem och hur du lämnar in ett klagomål på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Om du vill komma i kontakt med Kivra för att utöva dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen du nå oss per mail: dataskydd@kivra.se eller telefon: 077-045 70 00. 

Om du önskar att utöva någon/några av dina rättigheter kommer vi att informera dig om de åtgärder vi vidtagit med anledning av din begäran senast inom en månad. Den här perioden kan förlängas med ytterligare två månader, om det behövs med tanke på hur komplicerad begäran är eller antalet inkomna begäranden. Vi informerar dig om en sådan förlängning och orsakerna till förlängningen inom en månad från det att vi mottagit din begäran. 

Det är kostnadsfritt för dig att utöva dina rättigheter, såvida inte dina begäranden är uppenbart ogrundade eller orimliga. I det senare fallet kan vi ta ut en rimlig avgift som täcker våra administrativa kostnader för att efterkomma din begäran, eller motsätta oss din begäran. 

Om vi inte vidtar åtgärder på din begäran kommer vi att, inom en månad från att vi mottagit den, informera dig om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten och begära en rättslig prövning.

Vart vänder du dig om du har frågor? 

Alla Kivras anställda får utbildning i och information om dataskydd, och vi har ett dedikerat team jurister som svarar på dina frågor om dataskydd, tar emot synpunkter och låter dig utöva dina rättigheter. Kivra har också ett dataskyddsombud (DPO) som kontrollerar att vi följer dataskyddsförordningen.

Du är alltid välkommen att kontakta Kivra per mail: dataskydd@kivra.seeller telefon: 077-045 70 00 vid frågor eller om du har synpunkter på hur vi hanterar dina uppgifter.  Kivras DPO heter Fredrik Haglund. Kivras dataskyddsteam och DPO kan nås via mail: dataskydd@kivra.se. Om du vill ha direktkontakt med DPO, vänligen ange “DPO” i ämnesraden.