Göteborgs Stad – en snabb och trygg kommunikations-tjänst

Målet för alla verksamheter i Göteborgs Stad är att erbjuda bra service till medborgare som lever, arbetar i eller besöker Göteborgs Stad. Tidigare har varje enskild förvaltning eller bolag behövt upprätta sina egna kommunikationsvägar, vilket lett till en skillnad i kvalitet i kommunikation mellan olika förvaltningar och bolag, och deras målsmän.

När Göteborgs Stad skaffade Kivra, var målet att skapa en tjänst för samtliga förvaltningar och bolag, som de kunde använda för att tryggt och snabbt nå ut till medborgarna, med till exempel viktiga beslut eller känslig information.

Tjänsten känner av vilken brevlåda mottagaren har, och väljer kanal utifrån det. Har mottagaren ingen digital brevlåda så skickas posten digitalt till en printtjänst, så att mottagaren får det via papperspost istället. Alltså blev det ett sätt att kommunicera på invånarnas villkor. Nämnden Intraservice har uppdraget att ta fram digitala tjänster i staden, som till exempel digital post, och blev Kivras integrationspartner. De såg ett tydligt behov hos stadens verksamheter och paketerade då en tjänst och såg till att den blev tillgänglig för stadens verksamheter och bolag.

Det gick väldigt snabbt att implementera Kivra, vilket var skönt eftersom vi hade ett skriande behov. Vi hade också stark kompetens hos oss kring att jobba med utvecklingsprojekt, berättar Marina Clarensius, Förvaltningsledare Digital infrastruktur på Intraservice.

En enklare vardag

Istället för att behöva använda mejllistor eller fysisk post för att nå ut till invånarna i Göteborgs Stad, kunde man via den nya tjänsten nå fram till 50 000 målsmän redan samma dag, med bara några enkla knapptryck.

Effekterna märktes hos flera olika fackförvaltningar och kommunala bolag där handläggarna använder Intraservices tjänster. Tidigare kunde de behöva skriva ut mängder av sidor, lägga i ett kuvert och skicka. Men nu så kan man bara skriva in ett personnummer, trycka på skicka och så är det klart, vilket gör att kritiska och känsliga beslut kan nå mottagaren redan samma dag!

Eftersom tjänsten är så säker så är den speciellt lämplig för myndighetspost och känsliga personuppgifter, menar Marina. Det känns tryggt att veta att utskicken hamnar hos rätt person.

Finansiella vinster

Tack vare den nya tjänsten med Kivra, fanns det mycket tid och kostnader att spara in. Kostnaden för ett utskick till 50 000 personer blev bara 20% av vad det hade kostat vid tidigare manuella postutskick. Plus att det bidrog till en stor lättnad hos de som slapp hantera det manuella arbetet.

Men det viktigaste för Göteborgs Stad är så klart användarvänligheten, och att både medborgare, förvaltningar och kommunala bolag får det de behöver för att kommunicera på bästa sätt.

De som använder tjänsten för att nå ut med information är otroligt positiva. När vi frågar dem så har de sagt till exempel att de älskar tjänsten, att den är lätt att använda och har bra funktioner. Så för förvaltningarna och bolagen har det varit en väldigt positiv förändring, vilket gör oss glada eftersom vi vet att det är en bra tjänst.

Målet med tjänsten framöver

Nu har alltså samtliga förvaltningar och bolag inom Göteborgs Stad chansen att kommunicera via samma tjänst, vilket skapar ett starkare förtroende hos medborgarna. Det öppnar också upp en trygg kommunikationsväg som inte har funnits tidigare. Det är en tjänst som alla vinner på, och gör Göteborgs Stad till en mer attraktiv kommun.

Framåt vill Göteborgs Stad att fler ska börja använda deras digitala tjänster och spara tid och energi genom att automatisera och digitalisera administrativa uppgifter.

Tjänsten är riktigt bra, så jag vill att fler ska börja använda dem. Målet är att alla våra förvaltningar och kommunala bolag ska sluta slicka kuvert och frimärken. De behöver bli mer moderna och digitala och möta medborgarna där de vill ta del av information. Man vill inte ha ett slaskigt brev i brevlådan längre, man vill ha information i sin digitala brevlåda, så är det bara, avslutar Marina.

Tjänsten finns att beställa i den gemensamma Tjänstekatalogen. Personalen på Intraservice hjälper verksamheterna och de kommunala bolagen med rådgivning och uppstart.