Riktlinjer för PDF

På Kivra jobbar vi med tillgänglighet som en grundläggande princip. Allt som skickas ska vara lätt att läsa och förstå för alla – oavsett vilka förmågor eller funktionsnedsättningar mottagaren har. För att garantera det måste dokument som PDF-filer vara tillgängliga för tekniska hjälpmedel som till exempel skärmläsare, punktskriftsdisplayer, förstoringsverktyg och navigering med tangentbord.

Lagkrav för PDF-dokument

Den 28 juni 2025 träder den nya tillgänglighetslagen (lagen om vissa produkters och tjänsters tillgänglighet) i kraft och etablerar en ny standard för tillgänglighet i hela EU för digitala produkter och tjänster – inklusive PDF-dokument.

Genom att följa standarden PDF/UA (PDF/Universal Accessibility) ser ni till att era dokument är tillgängliga för alla användare och uppfyller lagkravet.

Vad är PDF/UA?

PDF/UA är en internationell standard som tagits fram för att säkerställa att PDF-dokument kan läsas, tolkas och navigeras korrekt med hjälp av tekniska hjälpmedel som skärmläsare, punktskriftsdisplayer och andra assisterande teknologier.

Läs mer om PDF/UA

Så skapar du ett tillgängligt PDF-dokument

När du ska skapa en tillgänglig PDF är det bäst att göra så mycket som möjligt direkt i originaldokumentet, till exempel i Microsoft Word eller Adobe InDesign. Vissa justeringar kan också göras i efterhand i Adobe Acrobat Pro.

Färgkontrast

  • Se till att kontrastförhållandet mellan text och bakgrund är minst 4.5:1.

Bilder och alt-texter

  • Se till att bilder, diagram och bildbaserade figurer har alt-texter (alternativtext) så att skärmläsare kan tolka innehållet.

  • Alla bilder ska bäddas in i PDF:en så att dokumentet inte förlitar sig på externa resurser som kan förändras eller bli otillgängliga över tid.

Språk- och titelmetadata

  • Ange alltid dokumentets språk. Det gör det möjligt för skärmläsare och andra hjälpmedel att tolka och uttala innehållet korrekt, vilket avsevärt förbättrar läsupplevelsen för användaren.

  • Skärmläsare använder ofta dokumentets titel (i stället för filnamnet) för att presentera PDF:en för användaren. En tydlig och beskrivande titel hjälper användaren att direkt förstå dokumentets syfte och innehåll.

Dokumentstruktur och taggar

PDF-taggar är osynliga markeringar som definierar dokumentets struktur (rubriker, textstycken och tabeller m.m.). De gör det möjligt för skärmläsare att navigera innehållet, till exempel genom att känna igen en rubrik eller länk – något som annars är lätt för en seende användare.

Se till att originaldokumentet exporteras som en taggad PDF. Om PDF-filen saknar taggar, eller om taggarna är felaktiga eller dåligt strukturerade, är det ofta bäst att gå tillbaka till originaldokumentet och rätta till taggarna – eller börja om och skapa nya taggar från grunden.

Om dokumentet skapas i Microsoft Word kan du med fördel använda de inbyggda rubrikstilarna för att tagga rubriker och på så sätt skapa en tydlig och logisk struktur.

Vanligt förekommande taggar

Det finns olika typer av taggar, och det är viktigt att använda rätt tagg. Här ser du några av de mest använda taggarna:

Rubriktaggar

  • H1, H2, H3 = Rubrik

    Använd endast en unik H1 per dokument. Tänk på att inte hoppa över rubriknivåer. Följ en logisk hierarki från H1 → H2 → H3 osv.

Generella Taggar

  • P = Paragraf
  • Figure = Figur – bilder, diagram och bildbaserade figurer
  • Caption = Bildtext
  • L = Lista
  • LI = Listobjekt – varje punkt i en lista placeras inom en L-tagg
  • Link = Länk
  • Artefact = Artefakt – dekorativa eller oviktiga element, som sidnummer eller visuella detaljer

Tabelltaggar

  • Table = Tabell
  • TR = Tabellrad
  • TD = Tabellcell
  • TH = Tabellrubrik

Taggning av dokumenthuvud och sidfot

Det finns inga särskilda taggar för dokumenthuvud (header) eller sidfot (footer). Istället ska de taggas som paragrafer eller artefakter, beroende på deras funktion och kontext.

  • Exempel: Ett företagsnamn i dokumenthuvudet bör taggas som en paragraf på den första sidan, men som en artefakt på efterföljande sidor för att undvika onödig upprepning.

  • Sidnummer ska alltid taggas som artefakter, eftersom skärmläsare kan meddela sidnumreringen.

Läs- och tabbordning

Det är viktigt att innehållet i dokumentet följer en logisk ordning så att alla användare kan ta del av det, även de som använder skärmläsare, förstoringsverktyg eller navigerar med tangentbord. Normalt ska den vara inställd på ”Använd dokumentstruktur”, men i vissa fall kan det behövas manuella justeringar.

  • Skärmläsares läsordning

    Skärmläsare följer dokumentets struktur och läser innehållet i den ordning som taggarna anger. Därför är det viktigt att taggarna ligger i rätt följd, så att innehållet blir begripligt och lätt att ta till sig.

    I Acrobat Pro kan du granska och justera läsordningen via panelen för tillgänglighetstaggar (Accessibility Tags Pane).

  • Tabbordning

    För dokument med interaktiva element, som formulärfält eller länkar, måste tabbordningen vara logisk och följa läsflödet. Det gör det enklare och mer förutsägbart att navigera med tangentbord.

Maskinläsbar text

En maskinläsbar PDF innehåller inte bara en bild av texten, som i en inskannad sida, utan riktig text som kan markeras, kopieras, sökas i och läsas upp av hjälpmedel och andra program.

  • Använd Unicode-text

    Skriv texten i Unicode (vanlig digital text) så att den kan extraheras. Undvik att göra varje bokstav som en bild (vektor), eftersom det gör texten oläslig för hjälpmedel.

  • Se till att typsnittet är inbäddat i dokumentet

    Om typsnitten inte är inbäddade i PDF-filen kan systemet ersätta dem automatiskt, vilket kan påverka både layout och utseende negativt.

    I Adobe Acrobat Reader kan du kontrollera om typsnitten är korrekt inbäddade genom att gå till Arkiv > Egenskaper > Typsnitt.

  • Undvik CIDFontType0 för europeiska språk

    Den här teckenkodningen orsakar ofta problem i olika operativsystem, webbläsare eller skrivare.

  • Välj rätt typsnittsformat för bästa kompatibilitet

    Använd standardtypsnitt som PostScript, TrueType (TTF) eller OpenType (OTF) – de har bred kompatibilitet och minimerar risken för visningsproblem.

  • Använd beskrivande länktext när du inkluderar länkar.

    Undvik formuleringar som ”läs mer”, ”klicka här” eller ”länk”.

Testning

Gör både automatiserad och manuell tillgänglighetstestning för att identifiera och åtgärda eventuella problem. Manuell testning är nödvändig eftersom automatiska verktyg har begränsningar. Till exempel kan de inte avgöra om en alt-text för en bild är korrekt eller informativ, eller om rätt taggar har använts för varje element.

Automatiserade verktyg för att testa din PDF

Filstorlek

Vi rekommenderar att PDF-filen inte är större än 1 MB så att det inte blir något problem för användaren att öppna filen.

Undvik externa beroenden

PDF-filer ska vara helt fristående, utan externa beroenden för bilder, typsnitt eller andra element. Det säkerställer att dokumentet ser exakt likadant ut, även flera år senare. Externa resurser kan förändras eller försvinna med tiden, vilket gör dem opålitliga och otillgängliga för långsiktig arkivering.

Alternativ till PDF-dokument

Istället för att skicka PDF-filer via Kivra kan ni välja vårt responsiva HTML-format. Det gör att innehållet smidigt anpassar sig till den enhet det visas på – oavsett om det visas på mobil, surfplatta eller dator.

Läs mer om vilka innehållstyper vi stöder

Vill du lära dig mer?