Behandling av person­uppgifter - information för kontaktpersoner

Här har vi samlat information om Kivras behandling av personuppgifter för kontaktpersoner hos Kivras samarbetspartners. Den här informationen gäller från 2022-10-06 och tills vidare.

Allmänt om personuppgifter

För att du lätt ska kunna hitta de avsnitt som intresserar dig har vi delat upp sidan i ett antal rubriker. Du kan klicka på de olika rubrikerna i listan till höger för att komma direkt till ett visst avsnitt

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, e-postadress, telefonnummer.

Vad är speciellt med personuppgifter?

Alla personuppgifter är kopplade till en viss person. De flesta av oss vill kunna kontrollera vem vi delar våra personuppgifter med och hur de används. Av den anledningen finns särskilda lagar och regler om hur företag och andra aktörer får behandla personuppgifter, s.k. dataskyddslagstiftning. Exempel på sådana lagar och regler är dataskyddsförordningen (2016/679,GDPR) och dataskyddslagen (lag 2018:218 med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning). 

Dataskyddslagstiftningen styr hur företag och andra aktörer får behandla personuppgifter och vilka rättigheter enskilda personer har när deras personuppgifter behandlas.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är i princip varje sak som görs med personuppgifter - det kan till exempel vara att samla in, lagra, analysera eller radera personuppgifter. 

Vad innebär det att vara personuppgiftsansvarig?

En personuppgiftsansvarig är den aktör, till exempel ett företag eller en myndighet, som bestämmer för vilket eller vilka ändamål personuppgifter ska behandlas och hur behandlingen ska gå till. Den som är personuppgiftsansvarig är skyldig att se till att behandlingen av dina personuppgifter sker i enlighet med dataskyddslagstiftningen.

Vad innebär det att vara personuppgiftsbiträde? 

I vissa situationer kan den personuppgiftsansvarige anlita ett så kallat personuppgiftsbiträde, som får uppdraget att behandla personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning.Ett personuppgiftsbiträde får bara behandla personuppgifter enligt instruktioner från den personuppgiftsansvariga, och får inte använda uppgifterna för egna syften. 

Kivra är personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som sker i samband med ett samarbete, partnerskap eller i en affärsrelation med Kivra är:  

Kivra Sverige AB, org. nr. 556917-3544, (kallas i den här informationen “Kivra”, “vi” eller “oss”)

Klara Norra kyrkogata 33, 111 22 Stockholm, Sverige

E-postadress: dataskydd@kivra.se 

Vilka personuppgifter behandlar Kivra, varför och med vilken rättslig grund?

När Kivra behandlar personuppgifter om dig syftar behandlingen alltid till att etablera eller bibehålla en affärsrelation mellan företaget du företräder och Kivra. 

I tabellen nedan kan du hitta mer detaljerade beskrivningar av de behandlingar Kivra utför, 

  1. Vilka personuppgifter om dig som Kivra behandlar. 

  2. Källan till personuppgifterna, det vill säga om vi fått uppgifterna från dig eller från någon annan källa.

  3. För vilket eller vilka ändamål vi använder dina personuppgifter. 

  4. Den så kallade rättsliga grunden för att kunna behandla dina personuppgifter för ett visst ändamål. En rättslig grund är ett skäl att använda uppgifterna som är berättigat enligt dataskyddslagstiftningen

Personuppgifter

Källa 

Ändamål

Rättslig grund

Namn, yrkestitel, e-postadress, mobiltelefonnummer, direktnummer/anknytning 

Andra uppgifter som du delger Kivra i e-postkorrespondens

Du själv eller via bolaget/organisationen som du representerar inom ramen för ett ingånget avtal mellan Kivra och bolaget/organisationen eller som ett led i en dialog inför sådant eventuellt avtal. 

Kivra kan även komma att kontrollera bolagets/organisationens kontaktuppgifter mot Bolagsverkets register i syfte att hålla de kontaktuppgifter som vi lagrar om er uppdaterade och korrekta.

Kommunicera med dig i enlighet med avtalet eller för dialog inför ett sådant eventuellt avtalsingående. 

E-postadressen används även för att kunna skicka information till dig såsom pressmeddelanden, nyhetsutskick, inbjudningar till evenemang m.m. (dessa nyhetsutskick kan du välja att tacka nej till genom att du meddelar Kivra eller avregistrerar dig genom länken i utskicket). 

Intresseavvägning (motiveras av att Kivra har ett starkt berättigat intresse av att kunna kommunicera med dig i enlighet med avtalet eller med organisationen du representerar eller för dialog inför ett sådant avtals ingående samt av att hålla dig informerad om Kivras tjänster, bjuda in dig till evenemang, bibehålla en god affärsrelation med dig och organisationen som du representerar).

Namn, yrkestitel, e-postadress, mobiltelefonnummer, direktnummer/anknytning.

Andra uppgifter om dig som du lämnar till Kivra i e-postkorrespondens.

Du själv såsom när du skickar e-post till oss, tar kontakt via telefon eller 

Kommunicera med dig för att upprätta eller bibehålla en affärsrelation med dig eller organisationen du representerar. 

E-postadressen används även för att kunna skicka information till dig såsom pressmeddelanden, nyhetsutskick, inbjudningar till evenemang m.m. (dessa nyhetsutskick kan du välja att tacka nej till genom att du meddelar Kivra eller avregistrerar dig genom länken i utskicket).

Intresseavvägning (motiveras av att Kivra har ett starkt berättigat intresse av att kommunicera med dig, upprätta eller bibehålla en affärsrelation med dig, hålla dig informerad om Kivras tjänster och bjuda in dig till evenemang).

Namn, yrkestitel, e-postadress,mobiltelefonnummer, direktnummer/anknytning

Från externa källor såsom genom Kivras egna sökningar efter “kontaktperson eller funktion på bolag X

Ta kontakt med dig för att upprätta en affärsrelation. 

E-postadressen används även för att kunna skicka information till dig såsom pressmeddelanden, nyhetsutskick, inbjudningar till evenemang m.m. (dessa nyhetsutskick kan du välja att tacka nej till genom att du meddelar Kivra eller avregistrerar dig genom länken i utskicket).

Intresseavvägning (motiveras av att Kivra har ett starkt berättigat intresse av att upprätta eller bibehålla en affärsrelation med dig eller organisationen som du representerar, hålla dig informerad om Kivras tjänster och bjuda in dig till evenemang).

Bolagsnamn, e-postadress, telefonnummer, namn och andra uppgifter som behövs för att kunna hantera era ärenden hos Kivras Avsändarsupport.

Avsändaren själv eller från den partner genom vilken avsändaren valt att integrera med Kivra.

Bolagsnamn, e-postadress, telefonnummer och namn behandlas i syfte att Kivra ska kunna ge er support för att fullgöra avtalet med er, rapportera eventuella incidenter samt på annat sätt ge er support vid användning av Kivras tjänster.

Intresseavvägning  (motiveras av att Kivra har ett starkt berättigat intresse av att kunna tillhandahålla Avsändare support). Kivras rättsliga förpliktelse enligt dataskyddsförordningen (när supporten gäller fullgörande av Kivras skyldigheter enligt dataskyddsförordningen).

Bolagsnamn och organisationsnummer (i de fall Avsändaren är en enskild firma)

Avsändaren själv eller från den partner genom vilken avsändaren valt att integrera med Kivra.

Kivra behandlar bolagsnamn och organisationsnummer för att kunna fullgöra avtalet med Avsändaren, för att informera Användare om att Avsändaren skickar försändelser i Kivra, genomföra fakturering, ge support, hålla uppdaterade register över Kivras avsändare, ta fram rapporter för avsändarens räkning samt för att kunna ta fram statistik avseende nyttjandet av Kivras tjänster.

Ert avtal med Kivra när det gäller ändamålen fullgörande av avtal och fakturering. 

Intresseavvägning för övriga nämnda ändamål (motiveras av att Kivra har ett starkt berättigat intresse av att hålla uppdaterade register för att på ett effektivt sätt upprätthålla och administrera avtalsrelationer och kunna tillhandahålla avsändare med relevant och uppdaterad information samt för att Kivra ska kunna anpassa sina tjänster på bästa sätt efter de avsändare som representeras i tjänsten).

Namn och e-postadress 

Avsändaren

Namn och e-postadress behandlas för säker identifiering av avsändarens representant när avsändaren använder Kivras tjänst Kivra Campaign.

Intresseavvägning (motiveras av Kivra har ett starkt berättigade intresse av att kunna identifiera avsändaren vid användning av Kivras tjänst Kivra Campaign).

Hur länge behandlar vi dina personuppgifter?

Kivra har tydliga interna gallringsrutiner som innebär att personuppgifter inte sparas längre än vad som är nödvändigt för att uppfylla de ändamål med behandlingen av personuppgifter som beskrivs i tabellen ovan.

Avtal

Personuppgifter som behandlas med avtal som rättslig grund behandlar Kivra så länge ett sådant avtal består och därefter max ett (1) år efter det att avtalsförhållande är avslutat (eller tidigare om du ersatts av annan kontaktperson/representant eller på annat sätt meddelat att du inte längre vill att vi behandlar dina personuppgifter).

När avtalet upphör eller när vi i annat fall bestämt att dina personuppgifter inte längre ska lagras för ändamålen ovan raderas de (eller anonymiseras), förutom sådana uppgifter som vi enligt lag är skyldiga att spara under en längre tid (exempelvis enligt bokföringslagen). Efter att dina personuppgifter har gallrats ur enligt ovan kan således dina namn och kontaktuppgifter fortsatt förekomma i arkiverade avtal och relaterad dokumentation.

Berättigat intresse

Gällande personuppgifter som sparas med en intresseavvägning som rättslig grund har Kivra kommit fram till att ett sparande i max ett (1) år är rimlig tid för att uppfylla de angivna ändamålen enligt ovan. Vi raderar (eller anonymiserar) dock dina personuppgifter vid en tidigare tidpunkt om du informerar oss att du ersatts av annan kontaktperson/representant för organisationen du representerar eller på annat sätt meddelar att du inte längre vill att vi behandlar dina personuppgifter.

Var behandlas dina personuppgifter?

Kivras behandling av dina personuppgifter sker som huvudregel endast i Sverige. Det kan dock finnas vissa situationer där dina personuppgifter behandlas i annat land inom EU/EES samt i undantagsfall även i land utanför EU/EES. För det fall Kivra vid något tillfälle behöver använda en leverantör med etablering i ett land utanför EU/EES kommer Kivra att vidta alla lämpliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå jämförbar med och i samma nivå som det skydd som erbjuds inom EU/EES

Vilka har tillgång till dina personuppgifter?

Kivras leverantörer och underleverantörer

Vi delar information om dig med våra leverantörer som tillhandahåller tjänster och funktionalitet åt Kivra, till exempel i form av mjukvara, datalagring och affärskonsulter. Leverantörerna kan i sin tur lämna ut sådan information till sina underleverantörer. Leverantörerna och deras underleverantörer är personuppgiftsbiträden till Kivra. 

Vi delar dina uppgifter med Kivras leverantörer för att vi behöver få tillgång till tjänster och funktionalitet från andra företag, som vi själva inte har möjlighet att tillhandahålla. Vi delar dina uppgifter med våra leverantörer när vi bedömer att vi har ett berättigat intresse att få tillgång till en leverantörs tjänst. Vi säkerställer att den behandling det här innebär är nödvändig för att fullfölja det intresset, och att vårt intresse väger tyngre än din rätt att inte få dina uppgifter behandlade för det här syftet.

Myndigheter

Om en myndighet begär att få information om dig, och Kivra är skyldig enligt lag att tillhandahålla informationen, kommer vi att göra det. Kivra delar också information om dig med myndigheter om vi bedömer att vi har ett berättigat intresse att göra det, såsom att Kivra ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara sina rättsliga anspråk. Vi säkerställer att den behandling det här innebär är nödvändig för att fullfölja det intresset, och att vårt intresse väger tyngre än din rätt att inte få dina uppgifter behandlade för det här syftet.

Statens personadressregister (SPAR) 

Kivra kan komma att kontrollera dina personuppgifter mot Statens personadressregister (SPAR) i syfte att hålla de personuppgifter som vi lagrar om dig uppdaterade och korrekta.

Vilka rättigheter har du?

Under de olika underrubrikerna nedan kan du läsa om de rättigheter du har när Kivra behandlar dina personuppgifter.  

Rätt till information

Varje gång Kivra samlar in personuppgifter om dig har du rätt till specifik information om hur vi kommer att behandla dina personuppgifter. Du har också rätt att få specifik information om vi planerar att behandla dina personuppgifter för något annat syfte än det för vilka uppgifterna först samlades in. 

Vi tillhandahåller dig den information du har rätt till, och annan information som vi tror är viktig för dig, genom den här dataskyddsinformationen. Vi tillhandahåller dig också information om hur vi behandlar dina personuppgifter genom att svara på eventuella frågor du ställer till oss. 

Du kan läsa mer om vilken information du har rätt att få från oss, vilka krav som finns på hur informationen ska tillhandahållas m.m. på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rätt att få tillgång till dina personuppgifter 

Du har rätt att få bekräftelse på om Kivra behandlar personuppgifter om dig, och i sådana fall få tillgång till personuppgifterna vi behandlar, tillsammans med viss information om behandlingen. 

Du får tillgång till dina personuppgifter genom att vi ger dig en kopia av de personuppgifter vi behandlar, ett så kallat registerutdrag. 

Det är kostnadsfritt för dig att få en kopia av ditt registerutdrag. För eventuella ytterligare kopior som du begär kan Kivra ta ut en rimlig avgift som täcker våra administrativa kostnader. 

Som huvudregel tillhandahåller vi dig ditt registerutdrag i Kivras tjänst, om du är Kivra-användare. Det kan också skickas krypterat via e-post, eller till din folkbokföringsadress, om du föredrar det. 

Du kan läsa mer om vilken information du har rätt att få från oss i samband med att du begär att få ett registerutdrag, vilka krav som finns på hur informationen ska tillhandahållas m.m. på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rätt till rättelse 

Du har rätt att begära att vi rättar felaktig information om dig, och att vi kompletterar ofullständig information om dig. 

Du kan läsa mer om rätten till rättelse, exempel på när den aktualiseras och hur du kan utöva den på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida

Rätt att få dina personuppgifter raderade

Under vissa omständigheter har du rätt att få de personuppgifter som Kivra behandlar om dig raderade. Så är t.ex. fallet om det inte längre är nödvändigt för Kivra att behandla uppgifterna för det syfte för vilka uppgifterna blev insamlade, om du återkallar ditt samtycke, om du har invänt mot behandlingen och det saknas berättigade, tyngre vägande skäl för behandlingen.

Din rätt att få dina personuppgifter raderade är inte absolut, utan gäller då förutsättningarna för radering är uppfyllda. Exempel på situationer då de förutsättningarna inte är uppfyllda, och då vi alltså inte efterkommer din begäran, är om uppgifterna fortfarande är nödvändiga att behandla för det lagliga syfte för vilket de blev insamlade, eller om det finns krav i lag på oss att behålla uppgifterna.

Du kan läsa mer om under vilka omständigheter du har rätt att få dina personuppgifter raderade, i vilka fall Kivra har rätt att neka din begäran om radering m.m. på Integritetsskyddsmyndighetenshemsida

Rätt att invända mot behandling

Du har rätt att, av skäl som hänför sig till din specifika situation, när som helst invända mot behandlingar som Kivra utför med dina personuppgifter mot bakgrund av en intresseavvägning. 

Om du invänder mot en sådan behandling får Kivra inte längre utföra behandlingen med dina personuppgifter, såvida vi inte kan visa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Du kan läsa mer om din rätt att invända mot personuppgiftsbehandling på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du anser att uppgifter vi har om dig inte är korrekta, att vår behandling strider mot lag (men du motsätter dig att uppgifterna raderas), att vi inte längre behöver uppgifterna för det ändamål de har behandlats (men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk), eller om du har nyttjat din rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter. 

Om behandling av dina personuppgifter har begränsats kommer Kivra, med undantag för lagring, bara behandla uppgifterna med ditt samtycke eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någon annan fysisk eller juridisk persons rättigheter, eller för skäl som rör ett viktigt allmänintresse. 

Du kan läsa mer om rätten till begränsning av behandling och hitta exempel på när den kan aktualiseras på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rätt att flytta dina personuppgifter till en annan mottagare (“Rätt till dataportabilitet”) 

Du har rätt att få ut vissa personuppgifter om dig i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, s.k. dataportabilitet. Du har rätt att överföra sådana uppgifter till en annan mottagare. Om det är tekniskt möjligt, vilket avgörs av Kivra, har du också rätt att begära att Kivra överför uppgifterna till den andra mottagaren.

Rätten till dataportabilitet omfattar personuppgifter som rör dig, som du har tillhandahållit Kivra, som Kivra behandlar automatiserat, och som du har samtyckt till att lämna till Kivra eller som du lämnat till Kivra med anledning av ett avtal. 

Du kan läsa mer om rätten till dataportabilitet på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Rätt att återkalla samtycke

I de fall vi behandlar dina personuppgifter baserat på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke. När du återkallar ditt samtycke kommer vi att sluta med behandlingen. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av den behandlingen som grundades på ditt samtycke, innan det återkallas. 

Rätt att lämna in ett klagomål

Om du har klagomål på Kivras behandling av personuppgifter kan du vända dig till Integritetsskyddsmyndigheten, som är tillsynsmyndighet för Kivras personuppgiftsbehandling. Mer information om hur du lämnar in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten hittar du på myndighetens hemsida

Vart vänder du dig om du vill utöva dina rättigheter?

Du kan läsa mer om dina rättigheter, hur du utövar dem och hur du lämnar in ett klagomål på Integritetsskyddsmyndighetens hemsida.

Om du vill komma i kontakt med Kivra för att utöva dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen kan du nå oss per e-post: dataskydd@kivra.se eller telefon: 077-045 70 00. 

Om du vill utöva någon/några av dina rättigheter kommer vi att informera dig om de åtgärder vi vidtagit med anledning av din begäran senast inom en månad. Den här perioden kan förlängas med ytterligare två månader, om det behövs med tanke på hur komplicerad begäran är eller antalet inkomna begäranden. Vi informerar dig om en sådan förlängning och orsakerna till förlängningen inom en månad från det att vi mottagit din begäran. 

Det är kostnadsfritt för dig att utöva dina rättigheter, såvida inte dina begäranden är uppenbart ogrundade eller orimliga. I det senare fallet kan vi ta ut en rimlig avgift som täcker våra administrativa kostnader för att efterkomma din begäran, eller motsätta oss din begäran. 

Om vi inte vidtar åtgärder på din begäran kommer vi att, inom en månad från att vi mottagit den, informera dig om orsaken till att åtgärder inte vidtagits och om möjligheten att lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten och begära en rättslig prövning.

Vart vänder du dig om du har frågor? 

Alla Kivras anställda får utbildning i och information om dataskydd, och vi har ett dedikerat team som svarar på dina frågor om dataskydd, tar emot synpunkter och låter dig utöva dina rättigheter. Kivra har också ett dataskyddsombud (DPO) som kontrollerar att vi följer dataskyddsförordningen.

Du är alltid välkommen att kontakta Kivra per e-post: dataskydd@kivra.seeller telefon: 077-045 70 00 vid frågor eller om du har synpunkter på hur vi hanterar dina uppgifter. 

Kivras DPO heter Anna Mirsch Peiris. Kivras dataskyddsteam och DPO kan nås via mail: dataskydd@kivra.se. Om du vill ha direktkontakt med DPO, vänligen ange “DPO” i ämnesraden.