Bostaden Umeå förenklar för hyresgäster med Kivra

Varje månad ska tusentals avier distribueras till de boende. Även kravbrev och alla övriga fakturor till hyresgäster och leverantörer ska regelbundet skickas ut. Bostaden Umeå har sedan tidigare implementerat 21grams tjänst Addoro för att förbättra hanteringen av all hyresavisering, men nu var det dags att ta ytterligare ett steg i digitaliseringen.

Vi vill göra det så enkelt som möjligt för våra hyresgäster, och att då kunna skicka hyresavin i Kivra – där de också kan betala – var ett naturligt steg och lösning för oss på vår digitaliseringsresa. Laila Sjögren-Byström, ekonomihandläggare Bostaden Umeå

Förutom hyresavierna finns det tillfällen då olika enheter inom företaget behöver kunna skicka brev med känsligt och personligt innehåll till sina hyresgäster, vilket man nu också använder Kivra till.

Addoro – ett system för alla kanaler

Bostaden Umeå skötte redan sin kommunikation och avisering via Addoro, ett system som kan hantera alla kanaler, såsom autogiro, e-faktura, e-post och fysiska brev. När de hade varit igång en tid och alla var ”varma i kläderna”, valde man att ta nästa steg och även koppla på Kivra för att distribuera merparten av hyresavierna.

Bostaden Umeå – snart helt pappersfria

När Bostaden Umeå beslutade sig för att digitalisera sina utskick, var det ett steg mot målet att på sikt bli helt pappersfria. Det här ville man göra, dels utifrån ett miljöperspektiv, men också för att kunna höja säkerheten i utskicken.

Numera ringer inte kunderna som behöver en kopia av hyresavin för att den har kommit bort i posten, eller för att hunden har ätit upp den. Avin finns på säker plats i Kivra. Anna Öhman, ekonomihandläggare, Bostaden Umeå

Inför utfasningen av pappersfakturorna, gick Bostaden Umeå ut med information till de boende i god tid. Flera månader innan informerade de om när och varför de skulle sluta med pappersfakturor. Informationen gick ut i alla tänkbara kanaler, på hemsidan, via meddelanden på hyresavin, i e-postmeddelanden och telefonsvarare. Övergången till Kivra blev en naturlig del i den processen.

Nöjda administratörer och nöjda kunder

Helt ärligt tror jag inte att vi har fått några som helst negativa reaktioner. Många är istället positiva till att de kan betala sin hyra på ett snabbt och smidigt sätt. Det finns förstås några som har hört av sig och meddelat att de inte är så digitala och då har vi självklart hjälpt till med andra lösningar, såsom autogiro. Ett fåtal har valt att fortsätta med pappersfakturor, vilket vi självklart har löst för dem, säger Anna Öhman på Bostaden Umeå.

Från en månad till en annan sänktes antalet pappersavier med ca 80%, en minskning som är en stor vinst ur ett hållbarhetsperspektiv.

Vi är väldigt nöjda över hur snabbt och smidigt vi kunde komma igång med Kivra. Vi upplever redan att det är en bättre betalningsmoral nu jämfört med tidigare, säger Laila Sjögren-Byström på Bostaden Umeå.